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Kostenerfassung, Abrechnung von Aufträgen -> geht das??

Allgemeine Debatte rund um Collabtive

Kostenerfassung, Abrechnung von Aufträgen -> geht das??

Postby Drewax » 02.09.2014, 13:54

Hallo zusammen,

ich hab Collabtive mit dem Komplett-Paket (alle Plugins) gekauft und seit ein paar Monaten in unserer kleinen Werbeagentur im Einsatz.
Allerdings laufen die Prozesse noch nicht so rund, wie das der Fall sein soll.
Entweder liegt es daran, dass Funktionen die ich bräuchte fehlen, oder ich sie schlichtweg nicht finde/falsch verwende.

Ich möchte mit Collabtive die Projekte abwickeln (Projektleitung und 1-2 Mitarbeiter) und hinterher die aufgelaufenen Arbeitsstunden & Produktionskosten von meiner Mitarbeiterin selbständig abrechnen lassen (Buchhaltungsdame).

Dazu hätte ich folgende Anforderungen:
1) Mitarbeiter sollen Ihre Zeit erfassen können (geht ja!) UND zusätzliche Kosten zu einem Projekt für die Abrechnung hinterlegen können (beispielsweise Kauf von Lizenzfotos für ein Flyerdesign)
2) ein Projekt soll, nachdem es umgesetzt wurde der Buchhaltung zugewiesen werden können - damit sollte es aus der Projektliste der Mitarbeiter verschwinden und bei der Buchhaltung auftauchen
2) Jeder Mitarbeiter soll zwar Kosten hinterlegen können, aber nicht die Kosten sehen, die die Projektleitung hinterlegt (unsere freien Mitarbeiter sollen nicht unsere Verkaufspreise sehen)
3) Die Kunden (sofern sie einem Projekt zugewiesen sind) sollen garkeine Preise sehen

Unsere Projekte durchlaufen im Grunde immer die gleichen Phasen:

#) Vorgespräch/Beratung
#) Angebot
#) Auftragserteilung
#) Projektabwicklung (Arbeitsstunden & Kostenkontrolle)
##) Mitarbeiterbriefing / Input
##) 1.Kundenvorlage
##) Korrekturläufe
##) Kunden-Freigabe
#) Produktion & Auslieferung
#) Rechnungsstellung
#) Abrechnung der (freien) Mitarbeiter

Wie sehen die Prozesse bei Euch aus? Sind die von mir o.g. Phasen im Collabtive als Meilensteine gemeint?
Ich wäre echt dankbar, wenn mir jemand da mal ein paar Tipps geben kann. Irgendwie kommt es mir so vor, wie wenn ich collabtive viel zu planlos nutze!
Denn ich bin davon überzeugt, dass Collabtive unheimlich viel kann - mir fehlt nur der Fahrplan, wie wir es für uns richtig nutzen.
Vielleicht ist sogar jemand von Euch bereit mir hier am Telefon mal ein paar Tipps zu geben? Mir wäre damit echt extrem geholfen.

Vorab vielen lieben Dank,
Drewax
Drewax
 
Posts: 4
Joined: 09.01.2014, 20:27

Re: Kostenerfassung, Abrechnung von Aufträgen -> geht das??

Postby Eva » 02.09.2014, 21:38

Hallo Drewax,

1) Mitarbeiter sollen Ihre Zeit erfassen können (geht ja!) UND zusätzliche Kosten zu einem Projekt für die Abrechnung hinterlegen können (beispielsweise Kauf von Lizenzfotos für ein Flyerdesign)
2) ein Projekt soll, nachdem es umgesetzt wurde der Buchhaltung zugewiesen werden können - damit sollte es aus der Projektliste der Mitarbeiter verschwinden und bei der Buchhaltung auftauchen
2) Jeder Mitarbeiter soll zwar Kosten hinterlegen können, aber nicht die Kosten sehen, die die Projektleitung hinterlegt (unsere freien Mitarbeiter sollen nicht unsere Verkaufspreise sehen)
3) Die Kunden (sofern sie einem Projekt zugewiesen sind) sollen garkeine Preise sehen


Diese Erweiterungen wird es zumindest teilweise irgendwann auch in Collabtive geben. Allerdings steht keiner dieser Punkte bisher z.B. für das nächste Release als fester Bestandteil auf unserer Roadmap.
Daher würde ich empfehlen diese Dinge als individuellen Entwicklungsauftrag an jemanden mit guten PHP/JavaScript/Collabtive-Kenntnissen zu vergeben. Dafür können Sie auch gerne auf uns zukommen: collabtive@o-dyn.de

Dann zu Ihrem Projektablauf und einer passenden Abbildung in Collabtive:

#) Vorgespräch/Beratung -> Meilenstein "Anbahnung", Aufgabe in Aufgabenliste "Anbahnung"
#) Angebot -> Meilenstein "Anbahnung", Aufgabe in Aufgabenliste "Anbahnung"
#) Auftragserteilung -> Meilenstein "Anbahnung", Aufgabe in Aufgabenliste "Anbahnung"
#) Projektabwicklung (Arbeitsstunden & Kostenkontrolle) -> Laufende Management-Aufgabe, die nicht als Meilenstein/Aufgabe(nliste) ins Projekt gehört
##) Mitarbeiterbriefing / Input -> Meilenstein "Kick-off", Aufgabe in Aufgabenliste "Kick-off"
##) 1.Kundenvorlage -> Meilenstein "1. Kundenvorlage" mit zugehöriger Aufgabenliste, die detailliertere Aufgaben enthält
##) Korrekturläufe -> Meilenstein "1. Korrekturlauf" (+ ggf. weitere notwendige Meilensteine für 2.-n. Korrekturlauf) mit zugehörigen Aufgabenlisten, die detailliertere Aufgaben enthalten
##) Kunden-Freigabe -> Einmaliges, nicht planbares Event, das vom Kunden ausgeht und m.E. nicht als Meilenstein in Projekt gehört. Kann evtl. eine Aufgabe sein, wenn ein Mitarbeiter diese Freigabe einholen soll.
#) Produktion & Auslieferung -> Meilensteine "Produktion" und "Auslieferung", Aufgabe in Aufgabenliste "Produktion" und "Auslieferung"
#) Rechnungsstellung -> Aufgabe, evtl. in Aufgabenliste "Projektabschluss" oder "Abrechnung"
#) Abrechnung der (freien) Mitarbeiter -> Aufgabe, evtl. in Aufgabenliste "Projektabschluss" oder "Abrechnung"

Ich hoffe das hilft ein wenig. :)
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Re: Kostenerfassung, Abrechnung von Aufträgen -> geht das??

Postby 0perat0r » 17.06.2015, 15:24

Ich habe so eine Funktion (zum Teil) bereits implementiert:

Ich benutze auf meinem Server das Quelloffene System "Open3a" um Rechnungen zu erstellen und habe ein bisschen Code geschrieben, um Zeiterfassungslisten aus Collabtive in Open3A-Rechnungen zu importieren. Siehe hier: viewtopic.php?f=9&t=13237

Vielleicht hilft Ihnen das!? Gern gebe ich weitere Informationen.

lg,
Stephan
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